Pontos de atenção na migração de ERP

Não é novidade – ou, pelo menos, não deveria ser – que as empresas modernas não conseguem desenvolver seus negócios com excelência sem um eficiente software de ERP, sigla para Enterprise Resource Planning, no Brasil denominado  de Sistema Integrado de Gestão. O modelo que deu origem ao ERP como conhecemos hoje remonta há mais de 100 anos, mas foi a partir dos anos 1990 que a tecnologia passou a crescer exponencialmente nas empresas, década em que os computadores começaram a ter preços mais acessíveis para uso comercial.

Hoje, diferentes modelos de ERP estão presentes em negócios de todos os tamanhos e são fundamentais para viabilizar as operações comerciais. De acordo com a 34ª Edição da Pesquisa do Uso da TI – Tecnologia de Informação nas Empresas, publicado pela FGV em 2023, 90% das médias e grandes empresas declaram ter um Sistema Integrado de Gestão. A pesquisa ainda vai além, apontando as tendências de mercado em que o sistema de nuvem responde, em média, por 42% do processamento nas empresas hoje.

Para os pesquisadores, uma nova implementação de um Sistema Integrado de Gestão (ERP) é o coração da Transformação Digital que as organizações estão abraçando para atender as demandas do mercado. Consumidores, cada vez mais informados, exigem que a empresa ofereça não apenas produtos e serviços de qualidade, mas uma experiência de compra satisfatória.

O que é o Sistema Integrado de Gestão (ERP) e qual sua importância para as empresas?

O mundo dos negócios está em constante evolução, e com o impulsionamento da revolução digital não poderia ser diferente. As empresas estão buscando maneiras de otimizar suas operações, aumentar a eficiência e a produtividade, bem como melhorar a tomada de decisões e a satisfação dos clientes. Nesse contexto, os sistemas ERP desempenham um papel fundamental.

O ERP é um sistema de gestão empresarial que busca viabilizar uma melhor administração das atividades de negócios. Ele integra as diversas áreas que compõem toda organização: como contabilidade, compras, gestão de projetos, gestão de riscos, cadeia de suprimentos, gestão de pessoas, marketing e operações.

De maneira simples, o ERP é um software que unifica a visualização de resultados e ajuda a eliminar a fragmentação de dados, permitindo que uma empresa funcione de forma mais eficiente e mitigando riscos inerentes à gestão de dados de forma manual, ou seja, o erro humano.

E como o software faz isso? Ao possibilitar a integração dos dados em uma única fonte, acessível a todas as partes interessadas, o ERP elimina dados duplicados, a dificuldade de comunicação entre os departamentos, a possibilidade de planilhas contaminadas servirem de base para a tomada de decisões e aumenta a consistência das informações de negócio. Além disso, o ERP possibilita a coleta e análise de dados em tempo real, fornecendo insights que podem ajudar a otimizar a operação e se destacar da concorrência.

Com o avanço constante da tecnologia digital e das opções disponíveis para otimizar tempo e recursos, os sistemas ERP não funcionam mais de forma isolada. Atualmente, o mercado busca soluções que automatizam processos e a inteligência artificial está se tornando cada vez mais acessível para as organizações nacionais. Segundo a pesquisa feita pela a NTT DATA, em colaboração com a MIT Technology Review, 40% das empresas que participaram da entrevista já migraram ou estão em processo de implementação de um ERP. Além disso, 50% das organizações planejam incorporar inteligência artificial nos próximos três anos. 

Os sistemas ERP servem como uma base sólida para a implementação de BPA (Automação de Processos de Negócios), RPA (Automação Robótica de Processos) e IA (Inteligência Artificial). Isso ocorre porque esses sistemas já estão integrados aos principais dados e ferramentas de negócio, tornando-os a escolha perfeita para impulsionar essas iniciativas.

.A integração com essas tecnologias permite que as empresas alcancem níveis de eficiência e automação que garantem o seu crescimento e competitividade. Fluxos de trabalho automatizados, bots que realizam tarefas repetitivas e o aprendizado da máquina (machine learning) auxiliando a prever tendências, cenários e até a tomada de decisões já é realidade no mercado, e as empresas precisam modernizar os seus Sistemas Integrados de Gestão para garantir que eles estejam prontos para isso.

Um sistema de ERP moderno garante uma visão holística de todas as operações de uma empresa, guiando a companhia para uma gestão orientada por dados.

O ERP na era da Transformação Digital

Cada Sistema Integrado de Gestão é projetado de maneira específica para atender a diversas necessidades da organização. Existem diferentes tipos de ERP que atendem a uma ampla gama de segmentos de mercado e requisitos empresariais. Mas, de maneira simplificada, podemos dizer que os ERPs são classificados em dois tipos:

ERP legado (também chamado de ERP desktop ou on-premise)
Refere-se a um Sistema Integrado de Gestão que é instalado localmente em servidores da empresa e é executado em infraestrutura de hardware própria. Os ERP legados foram comuns antes do advento da computação em nuvem e ainda são utilizados em muitas empresas. As principais características envolvem a necessidade de um potente data center; custos de manutenção elevados para garantir o bom funcionamento de servidores, atualizações de software e o super técnico; complexidade na integração com sistemas modernos; e menor flexibilidade para se adaptar a mudanças.

ERP de Nuvem (on-cloud):
O software, os servidores e os dados do ERP são armazenados e gerenciados por provedores de serviços em nuvem e acessados pela empresa por meio da internet. Isso possibilita que os usuários possam acessar o sistema de qualquer lugar com uma conexão à internet, tornando-o altamente flexível. Além disso, a manutenção de servidores e atualizações de software são tratadas pelo provedor de serviços em nuvem, reduzindo a carga sobre a equipe de TI da empresa.

Outros pontos de atenção importantes são que o ERP on-cloud permite armazenamento e compartilhamento de dados criptografados; possibilita flexibilizar e atualizar processos e regras de negócio em minutos; e permite integrar e retirar módulos com facilidade, características que o ERP local não possui.

A Modernização do ERP é uma necessidade para empresas que desejam permanecer competitivas e aproveitar as vantagens das tecnologias mais recentes. A transição para sistemas de nuvem, a integração com BPA, RPA e IA, e a busca constante pela eficiência operacional são elementos-chave desse processo.

As soluções de ERP legado atenderam bem às empresas por décadas, mas isso era no passado. A natureza acelerada dos negócios de hoje exige um software empresarial capaz de se adaptar a mudanças contínuas, e apenas os sistemas de ERP na nuvem podem realmente atender a esse desafio.

Diante desse novo contexto empresarial e com o crescimento expoente do Software-as-a-Service (SaaS), as organizações se veem diante da difícil decisão de realizar ou não a transição do ERP local para sistemas on-cloud.

A migração de um ERP é um processo crítico para qualquer empresa, independentemente do tamanho da instituição. Desabilitar sistemas em local próprio e fazer a transição completa para a nuvem de uma só vez não é algo com a qual os executivos se sentem seguros. Ao mesmo tempo, manter em curso um ERP legado, fechando os olhos para as tecnologias modernas e não acompanhando a concorrência, também não é um caminho ideal.

Desafios e etapas para uma migração de sistema ERP para nuvem

A migração para sistemas em nuvem abre um leque de oportunidades ainda inatingíveis para as organizações que utilizam um ERP local, mas para que ela seja bem sucedida é de fundamental importância ter ao seu lado um parceiro de negócios que possa guiá-lo durante o projeto de implementação.

A contratação de uma empresa capaz de realizar essa migração não é a única forma, mas definitivamente é a melhor garantia de que o projeto será satisfatório e atenderá as expectativas. Com um parceiro experiente, além da expertise, ele também trará para mesa as melhores práticas – reflexo de sua atividade auxiliando diversas empresas a realizarem a migração de ERP.

Outras importantes etapas da migração incluem:

Avalie e planeje todas as fases da migração
Todo sistema de ERP é feito para atender as necessidades da empresa, e isso não muda no modelo on-cloud. Comece avaliando sua infraestrutura de ERP existente e avaliando onde a empresa quer chegar, quais as estratégias de negócios e metas da organização. Essa etapa não é apenas sobre ter visão do negócio, mas sim determinar qual solução baseada na nuvem é a mais adequada.

Defina prioridades, mapeie e redesenhe processos
A melhor maneira de garantir que o projeto e os módulos serão entregues como esperado é definindo prioridades, identificando os principais processos de negócios existentes na empresa e, sempre que necessário, redesenhando-os para se alinhar com as melhores práticas e os recursos do novo sistema ERP.

Atenção a extração, tratamento e migração de dados
O processo de extração e tratamento dos dados do sistema legado, que pode incluir informações sobre clientes, fornecedores, registros financeiros e operacionais, entre outros, é uma importante fase, pois é o que irá garantir a padronização de formatos e que os dados estejam em conformidade com os requisitos do novo sistema de nuvem. A qualidade e a precisão dessa transferência de dados desempenham um papel fundamental no sucesso da transição para o ERP em nuvem.

Realize testes de aderência
Após o redesenho dos processos para se alinharem com a nova plataforma, é fundamental verificar se o sistema está configurado de maneira adequada e se os processos funcionam sem intercorrências. Isso envolve testar os fluxos de trabalho e funcionalidades do ERP em um ambiente controlado para identificar e solucionar quaisquer problemas de integração ou desempenho. Qualquer ajuste necessário deve ser implementado antes de avançar para a próxima etapa.

E, claro, outro desafio significativo em um projeto de migração de ERP é o treinamento da equipe. Toda grande mudança impacta a cultura organizacional e qualquer implementação de sistemas e tecnologias só é de fato bem sucedida quando os colaboradores estão preparados e corroboram com a utilização. Por isso, o acompanhamento e treinamento eficaz é crucial para garantir que a equipe aproveite ao máximo as capacidades do ERP.

Como a Profectum mapeou 201 processos e entregou 804 artefatos em apenas 4 meses em uma bem-sucedida transição de ERP para nuvem

A migração de um sistema ERP é um projeto complexo que requer cuidadosa consideração e planejamento. No entanto, os benefícios de um ERP bem implementado, especialmente quando combinado com automação avançada, são significativos.

Nesse cenário desafiador, contar com um parceiro experiente e especializado faz toda a diferença. A Profectum, com vasta experiência em projetos de migração de ERP, será a virada de chave para sua organização. Como fizemos com a Agrícola Famosa, um dos principais players do agronegócio brasileiro, na transição de seu sistema ERP para o SAP S/4HANA.

Foram 201 processos mapeados que resultaram em uma entrega de 804 demandas. O mapeamento detalhado de processos e sistemas, a metodologia Scrum e a colaboração estreita proporcionaram a criação de uma base sólida para a transição bem-sucedida. Os resultados abarcam mais de 40 áreas de negócios e possibilitam uma maior visibilidade, economia de custos e aprimoramento da eficiência operacional.

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