Como a Profectum apoiou a agrícola famosa em projeto de implantação do ERP SAP.

Introdução

Com quase 9.000 colaboradores no período de safra, a Agrícola Famosa possui mais de 28 anos de atuação e está localizada entre os Estados do Ceará e o Rio Grande do Norte.

Após unir-se à Citri&Co, líder europeia em frutas cítricas e de caroço, com unidades no Peru, África do Sul, EUA, Inglaterra, Marrocos e Brasil, a Agrícola Famosa expandiu-se internacionalmente e diversificou seu portfólio, ganhando destaque na Espanha e em nosso país. Com sua produção diversificada, a empresa está focada no constante crescimento e expansão de mercados.

Para alcançar esses objetivos, tem voltado cada vez mais sua atenção para a atualização e otimização dos processos, utilizando-se cada vez mais de tecnologias para garantir melhores resultados. Recentemente, a Agrícola Famosa está enfrentando um grande desafio: realizar a transição de seu ERP (Enterprise Resource Planning).

Ciente dos desafios envolvidos para a transição, a empresa tomou a decisão estratégica de contar com a expertise da Profectum para uma jornada mais ágil e eficiente.

Desafio

Para uma transição eficiente para o ERP SAP S/4HANA, a  Agrícola Famosa necessitava mapear todos os processos e sistemas operacionais que interagiam com a sua antiga solução de gestão empresarial, incluindo aqueles que não eram inicialmente evidentes.

O grande obstáculo a ser enfrentado seria conseguir identificar todas as informações necessárias para o mapeamento, tornando ainda mais complexo pela ausência de conhecimento corporativo aprofundado dos sistemas operacionais e a concentração operacional agrícola em em detrimento das áreas de suporte.

Solução

O projeto, conduzido pelo time Profectum, realizou o  mapeamento detalhado de todos os processos. Seguindo a metodologia Scrum, esta fase de projeto totalizou em divisão de 13 sprints de apenas 5 dias cada. Nossos consultores acompanharam e trabalharam individualmente com participantes dos processos, para que fosse possível realizar de forma detalhada o mapeamento.

Mapeamento dos Processos

Para o projeto da Agrícola Famosa, foram mapeados 201 processos, cada um deles desdobrado em quatro artefatos:

• Mapeamento em software especialista de processos: Uma representação visual completa, coletando informações detalhadas sobre as necessidades do processo, seu funcionamento e o fluxo de atividades em colaboração com a área de negócios;
• Diagrama de Escopo: Ferramenta que define o escopo de cada processo as principais etapas, conexões, softwares e regras;
• Blue Print Descritivo: Oferece uma visão sistêmica do processo, incluindo o macrofluxo de atividades, entradas, saídas e sistemas envolvidos;
• Documentação Detalhada: Descreve minuciosamente o funcionamento de cada processo, destacando áreas envolvidas e atividades específicas.

Mapeamento de Sistemas

Seguindo o projeto, na fase de Mapeamento de Sistemas, identificamos 17 sistemas em uso dentro da operação. Nesta etapa, foi adotada uma abordagem semelhante à do Mapeamento de Processos, sendo realizado entregas em outros quatro artefatos cruciais:

1. Blue Print Descritivo: Detalhamento completo dos aspectos-chave do sistema, incluindo aplicação, processo, usuário, funcionalidade e infraestrutura;
2. Integração Detalhada: Documentação minuciosa das integrações do sistema, incluindo frequência e métodos;
3. Diagrama de Sistemas: Uma representação clara da arquitetura e comunicação dos sistemas;
4. Mapeamento de Painéis do Tableau: Identificação dos painéis mais relevantes com base em acesso frequente e utilidade prática.

Fase de Aprovação

Após a finalização de cada mapeamento, os artefatos passaram por uma alçada de aprovação, envolvendo os cargos de áreas operacionais, táticas e estratégicas. Assim, foi possível identificar e registrar  todas as divergências e controlá-las por meio de um pipeline, um mapa de etapas, permitindo ajustes organizados. Essa verificação assegurou que a representação dos processos e sistemas refletisse com precisão a realidade da empresa.

Resultados

A Profectum mapeou 201 processos e entregou 804 artefatos em apenas 4 meses, abrangendo mais de 40 áreas de negócios. Isso resultou em maior visibilidade, economia de custos e aprimoramento da eficiência operacional. Nossos especialistas estruturaram a cadeia de valor, a arquitetura de processos e de todos os softwares da companhia, além de desenvolverem uma aplicação web para consolidar e orientar todo o projeto de implantação.

A melhoria na visibilidade dos sistemas possibilitou decisões estratégicas sobre a migração para o ERP SAP S/4HANA. Isso resultou em economias significativas, excluindo sistemas não essenciais da transição. Além disso, a empresa ganhou uma compreensão mais clara das licenças de sistemas, permitindo um controle mais preciso dos gastos relacionados a sistemas de agricultura de precisão e outros recursos. A priorização dos painéis do Tableau mais relevantes proporcionou uma visão mais precisa das necessidades da empresa, impulsionando a eficiência operacional.

A transição de ERP é um desafio significativo para qualquer empresa. No entanto, com a condução da entrega de um blueprint pela nossa equipe de Automação Inteligente, a Agrícola Famosa está preparada para realizar a implementação do ERP SAP S/4HANA em um menor tempo, de forma mais eficiente.