Case

Meireles e Freitas reduz carga de trabalho em 240% com a aplicação de RPA Profectum

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Contexto

Em um cenário de constante evolução tecnológica, as empresas precisam se adaptar e buscar soluções inovadoras para otimizar suas operações e permanecerem competitivas. No setor de cobrança, não seria diferente. Isto porque existe uma necessidade de otimização do  processamento da grande quantidade de dados que é recebida para que se possa realizar a priorização e o acionamento dos clientes devedores, assim como o aumento da produtividade operacional. Estes são fatores importantes para uma maior rentabilização das carteiras dentro de uma assessoria de cobrança, assim como um fator de grande potencial competitivo. A Meireles e Freitas, uma das empresas que lideram o segmento de cobrança no mercado cearense, enfrentou esse desafio ao buscar melhorias em seus processos. 

Desafio 

A Meireles e Freitas buscou a Profectum para solucionar o desafio de lidar com os diversos processos manuais e despadronizados em sua operação de cobrança. A empresa sentia a necessidade de melhorar a eficiência operacional, automatizar os processos mais críticos e estabelecer uma base sólida para integração de novas iniciativas. 

Os especialistas da Profectum identificaram que o processo de “Cobrança Noturna”, na área de “Atendimento Interno”, deveria ser priorizado pelo seu significativo atraso na separação e processamento de arquivos e dados diário que contava com mais de 100 mil linhas para fornecimento de informações para a operação matutina de cobrança da Meireles e Freitas. Então, era necessário o estabelecimento de processos e automações mais sólidas para evitar perdas significativas de receita para a empresa.

Solução

Usando o poder da tecnologia para tornar os processos da Meireles e Freitas mais inteligentes, a Profectum desenvolveu um RPA (Robotic Process Automation) para resolver a problemática. O nosso robô atua diariamente na operação durante o período da madrugada, verificando a chegada de novos arquivos de cobrança, que contêm cerca de 100 mil a 110 mil linhas.

Atualmente, quando os arquivos são recebidos, o robô processa todas as linhas de dados e realiza a inserção de informações no sistema de CRM (Customer Relationship Management) da empresa, fornecendo uma lista de clientes pronta para serem contatados pelos operadores no dia seguinte. Esse processo, que costumava durar 120 minutos, desde o desenvolvimento da atividade por um colaborador até a disponibilização desses arquivos no CRM, foi reduzido para apenas  20 minutos, resultando em uma eficiência 5 vezes maior.

Nossa solução é programada para lidar com erros e falhas, sendo capaz de notificar o grupo de responsáveis pelo processo, via e-mail, sempre que uma situação que exija intervenção é identificada, como a falta do envio dos próprios arquivos. Agora, com o RPA Profectum, a Meireles e Freitas mantém a consistência nas operações de discagem e processamento de dados, além de ampliar suas capacidades de automação para atender às demandas em constante evolução do setor.

Resultados Alcançados

A implementação bem-sucedida do RPA trouxe resultados impressionantes para a Meireles e Freitas. Além de eliminar o risco de multas devido ao processamento tardio dos dados, houve uma economia substancial de tempo e recursos humanos. Em apenas 5 meses, a empresa já alcançou um retorno de 240% de full-time equivalent (FTE), indicador que permite que os gestores da empresa visualizem com clareza o tempo de produtividade mensal dos colaboradores, em relação ao investimento inicial.

Para além dos resultados qualitativos, a Profectum proporcionou treinamentos para transferir conhecimento para todos os colaboradores da área de Atendimento Interno da Meireles e Freitas. Isso permite que os profissionais consigam explorar novas oportunidades para automação de processos e possam ampliar, de forma contínua, os benefícios para a empresa. 

Como consequência direta desse êxito, a Meireles e Freitas encontra-se em uma posição vantajosa para explorar a Automação Inteligente em seu âmbito e se consolidar como uma das empresas que lideram o segmento.  Esse sucesso não se limita à melhoria da eficiência operacional, mas também se traduz em novas parcerias e perspectivas de crescimento no setor de Cobrança. 

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