A troca do ERP, pensada para os próximos 20 anos da companhia, esbarrou em uma regra de 40 caracteres. A Profectum desenvolveu com a M. Dias Branco uma IA que reescreveu o cadastro inteiro no prazo do projeto.

Por que esse case importa

Uma migração de ERP envolve a empresa inteira e pode travar em um detalhe: o cadastro do sistema antigo não cabe nas regras do novo. Com 140 mil registros, ajustar um a um consome mais de um ano de quem conhece cada material.

A M. Dias Branco seguiu outro caminho: o negócio define as regras, a IA aplica na base inteira, as pessoas validam. O trabalho estimado em 18 meses saiu em 45 dias.

O ponto de partida

A M. Dias Branco, líder nacional em massas e biscoitos, decidiu migrar do Oracle para o SAP S/4HANA. "Esse projeto é estratégico demais para a companhia", diz Jansen Silveira, Especialista Tributário. "É para os próximos 15, 20 anos ou mais."

O cadastro de materiais era um obstáculo. No Oracle, a descrição de um item chegava a 240 caracteres. No SAP, o limite é de 40. De 140 mil itens, só 21 mil cabiam. Reduzir o resto sem perder o sentido era a parte difícil: a descrição é o que diz a quem compra, estoca ou faz manutenção o que o material é.

"Precisávamos, acima de tudo, manter a qualidade da descrição e conseguir dizer realmente o que ele é", resume Jansen.

Fazer à mão levaria 18 meses, segundo a estimativa. Ferramentas de mercado não deram resultado. O gerente de TI lembrou de uma parceira que já atendia o grupo: a Profectum.

O que foi feito

A Profectum conduziu o projeto com os usuários-chave da M. Dias Branco, em cinco etapas; as duas últimas rodaram em ciclo até a base caber no limite.

1. Planejamento. Unidades de negócio, grupos de dados e encaixe no cronograma do SAP.

2. Regras do negócio. As duas equipes definiram como abreviar: a primeira palavra fica inteira, o fabricante sai, polietileno vira PE, aberto e aberta viram AB.

3. Leitura da base. A IA listou as palavras de todos os itens e pesou frequência e tamanho. Abreviar "transportador", por exemplo, encurta milhares de itens de uma vez.

4. Dicionário. Cada palavra priorizada ganhou uma abreviação aprovada pela M. Dias Branco.

5. Saneamento. A ferramenta aplicou dicionário e regras e apontou o que ainda passava do limite. Itens com 73 caracteres ou mais foram tratados à mão, com um código que leva à descrição completa.

A ferramenta, chamada Minifyt, ficou com a equipe da M. Dias Branco, que carrega a base, ajusta os pesos e exporta as descrições sem depender da Profectum.

O que mudou

1 ano em 45 dias

• 45 dias do início à entrega, contra 18 meses estimados para o trabalho manual.

• De 21 mil para 90 mil itens dentro do limite do SAP, quatro vezes o ponto de partida.

• 2 mil itens, os mais longos, tratados à mão com referência à descrição completa.

• Outra área da empresa já usa o Minifyt, segundo Jansen.

Um exemplo: "ABRAÇADEIRA FLEXIVEL PA 200MM 4,6MM T50R HELLERMANN" tinha 51 caracteres. Virou "ABRACADEIRA FLEX PA 200MM 4,6MM T50R": 36 caracteres, e continua dizendo o que o item é.

"O time Profectum abraçou a demanda, trouxe uma proposta e nos apresentou uma forma de acelerar o objetivo. Foi uma entrega com assertividade e agilidade, com um resultado bem alinhado à expectativa inicial. Recomendamos a Profectum pela forma sempre ética de trabalhar, com alinhamentos grandes e rápidos."

Jansen Silveira, Especialista Tributário, M. Dias Branco

O que fica para outras operações

Cadastro é problema de dados, e problema de dados se resolve em escala. Quem usa o cadastro define as regras; a IA aplica. Atacar primeiro as palavras mais frequentes encurta mais itens com menos esforço. Com a ferramenta na mão da equipe, item novo entra no padrão sem abrir outro projeto.

Sua migração de ERP tem um cadastro que não cabe no sistema novo? Fale com a Profectum.