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Com mais de 500 fluxos internos para revisar e cada pedido de automação esperando semanas na TI, a FIEC apostou em deixar as áreas criarem as próprias automações. A Profectum implementou o modelo em 10 semanas e segue como parceira desde 2020, hoje cuidando da integração entre os sistemas da casa.
Por que esse case importa
Toda organização grande tem o mesmo gargalo: as áreas sabem o que precisam automatizar, mas tudo depende de uma fila na TI. Na FIEC, cada mudança podia levar semanas ou meses para ser priorizada.
O case mostra o que acontece quando essa lógica se inverte. Em três meses, 70 processos saíram do papel. Seis anos depois, a parceria continua, o trabalho mudou de natureza, de automatizar fluxos para integrar sistemas, e a conta chegou a 70 mil horas devolvidas às áreas.
O ponto de partida
O Sistema FIEC reúne FIEC, SESI, SENAI e IEL, com 1.375 colaboradores no Ceará. Em 2020, uma nova diretoria definiu metas de crescimento e abriu um Programa de Transformação Digital. Um dos projetos era o PMO Back Office, para enxugar as áreas de suporte ao negócio.
Havia mais de 500 fluxos internos para revisar. Boa parte rodava em papel, com retrabalho e pouca visibilidade de onde cada solicitação estava. O software de workflow existente exigia conhecimento técnico, então toda automação passava pela equipe de TI.
"O desafio era encontrar uma ferramenta que permitisse criar tecnologia fora da área de tecnologia", resume Tadeu Leandro, Gerente de Tecnologia. A Gerência de Planejamento buscou uma plataforma no-code para que os próprios analistas de negócio automatizassem seus processos.
O que foi feito
A Profectum, parceira Pipefy, implementou a plataforma com método ágil e transferiu o conhecimento para a operação da FIEC.
O trabalho acontece junto da GEPLA, área de gestão de projetos da FIEC, que faz a ponte com financeiro, operações, chão de fábrica e brigada de incêndio.
O que mudou
R$ 10 milhões economizados em equivalente de tempo integral (FTE), resultado de 70 mil horas devolvidas às áreas, segundo cálculo da Profectum.
ROI de 322% na métrica atual do projeto. Na primeira fase, só com as horas economizadas, o retorno já era de 151%.
70 processos automatizados em três meses na primeira fase, chegando a cerca de 90 ao longo da parceria.
Mais de 200 pessoas ganharam autonomia para criar fluxos sem depender da TI. Jurídico, Contabilidade, Suprimentos, Financeiro e Engenharia gerenciam os próprios processos.
Cerca de 35 integrações entregues em 2023 por um time de dois desenvolvedores, com duas semanas em média por integração.
A integração com o Protheus é o exemplo mais claro. Antes, uma informação financeira era digitada em mais de um sistema por pessoas diferentes. Hoje, a área preenche uma vez no Pipefy e a integração distribui o dado para os demais sistemas.
O que fica para outras operações
A fila da TI some quando as áreas ganham uma ferramenta que conseguem usar sozinhas. Dez semanas de sprint bastaram para mapear, priorizar e começar a entregar. Automatizar é o primeiro passo; o ganho seguinte vem de parar de digitar a mesma informação em vários sistemas. Um time pequeno e constante entrega mais do que projetos grandes e esporádicos.
