‟Nós precisávamos de uma ferramenta no-code que oferecesse mais autonomia e agilidade para a equipe de analistas de negócios. Assim, poderíamos fazer as automações de acordo com a demanda.” Débora Costa, Gerente de Planejamento.

Sobre a empresa

Criado em 1950, o Sistema FIEC faz parte da CNI (Confederação Nacional da Indústria) e tem o papel de impulsionar o desenvolvimento social e econômico do estado.

O SFIEC reúne a Federação da Indústria do Estado do Ceará (FIEC), o Serviço Social da Indústria (SESI); Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI) e o Instituto Euvaldo Lodi (IEL) e possui 1.375 colaboradores em todo o estado do Ceará.

Além de atender setores da indústria, o SFIEC também atende o público em geral, pessoas físicas e jurídicas, além de estudantes e sindicatos ligados ao segmento no estado. Dessa forma, ajuda a alavancar a indústria e a inovação no Ceará.

Desafios

No início de 2020, a nova diretoria do SFIEC criou metas ousadas de crescimento e faturamento da instituição. Para apoiar esta expansão, a presidência do SFIEC percebeu a necessidade de promover uma transformação digital em todo o sistema.

Com o objetivo de padronizar e manter qualidade nesse processo de transformação digital, um dos focos foi otimizar e automatizar processos das áreas de suporte ao negócio. Com isso, um dos projetos que compõem o Programa de Transformação Digital do SFIEC foi o PMO Back Office.

“Um projeto de transformação digital requer uma mudança de cultura dos colaboradores para aceitar e apoiar as mudanças, bem como, a implantação de ferramentas que proporcionem novas práticas de operação das atividades que serão realizadas. Não se pode inovar sem atribuir agilidade, fluidez e desburocratização dos processos existentes na instituição”, diz Débora Costa, Gerente de Planejamento.

Alguns dos grandes desafios da equipe de Planejamento e do Squad, montado para executar o projeto Backoffice, eram as atividades manuais, retrabalhos, o tempo gasto nos processos e o excessivo uso de papel.

“Tendo a necessidade de aumento da receita, precisávamos ter um backoffice estruturado para atender às novas demandas que chegassem. Então procuramos um software de automação de processos para otimizar e melhorar cada vez mais nossa rotina de trabalho”, diz Isaac Maciel, Coordenador de Projetos e Processos.

“Uma das nossas preocupações era tirar pessoas de funções manuais, que uma ferramenta de automação pode fazer por conta própria. Assim, elas poderiam focar em outras atividades mais estratégicas e nós iríamos reduzir o tempo de entrega e tornar o processo mais fluido”, comenta Maciel.

Na época, o time utilizava um software de workflow, mas este não atendia todas as demandas, pois ainda havia dependência de uma equipe de TI para poder operá-lo. O time de TI recebia muitas solicitações alinhadas a outros objetivos de diversos departamentos da FIEC. Isto fazia com que os tickets demorassem semanas ou até meses para ter prioridade.

Solução

O primeiro passo da Transformação Digital na área de Planejamento foi a utilização de métodos ágeis para conduzir a execução do projeto. Desta forma ficou mais fácil detalhar os processos e dividi-los em sprints de trabalho para focar nas otimizações propostas. Em 10 semanas, a equipe pôde entender o que poderia ou não ser automatizado por meio do projeto de BackOffice.

“Nós precisávamos de uma ferramenta no-code que oferecesse mais autonomia e agilidade para a equipe de analistas de negócios”, diz Débora Costa, Gerente de Planejamento. “Assim, poderíamos fazer as automações de acordo com a demanda.”

As Gerências de Planejamento de TI obtiveram apoio da Profectum e do Pipefy, sua parceira, para apresentar uma ferramenta. Assim, trouxeram o know-how necessário para implementá-la na operação.

Um exemplo de sucesso foi o processo de vistoria da frota de carros. Antes de utilizar o Pipefy, a equipe gerenciava o fluxo por meio de papel, o que tornava o processo suscetível a erros operacionais e com baixo controle. Hoje, o processo é automático e a verificação da frota veicular é feita por meio de tablets, gerando uma melhor experiência para o usuário e um maior direcionamento para as tomadas de decisões.

Resultados

O uso de uma ferramenta no-code trouxe diversas melhorias, como otimização do tempo dos colaboradores e maior controle dos processos. Além disso, capacitou os usuários finais para automatizar o sistema de acordo com suas necessidades, reduzindo retrabalho.

“As pessoas precisam estar no centro dessa transformação digital. O projeto teve muita gente envolvida e garantir a capacitação dos colaboradores em metodologia ágil tem sido essencial para o sucesso. O Pipefy nos ajudou com isso.” Sampaio Filho, Diretor de Inovação.

Como resultado da alta quantidade de processos automatizados, o SFIEC atingiu um ROI (retorno sobre investimento) de 151%, contando apenas horas salvas com a automatização de processos.

“Tivemos ótimos resultados durante o projeto, mas considero o principal deles a automatização de 70 processos de BackOffice em três meses de implementação. É um número expressivo para uma instituição do porte da FIEC”, diz Lucas Barros, CEO da Profectum.

Após a implementação no RH e nos setores de negócios, vários outros departamentos da FIEC começaram a sentir impactos positivos. Isso inclui o Jurídico, Contabilidade, Suprimentos, Financeiro, Engenharia, Secretaria Acadêmica e a própria área de Planejamento.

“A aceitação tem sido muito positiva, pois é possível visualizar melhorias para o próprio trabalho e os fluxos de processos. Com o método que utilizamos para a implementação da ferramenta, conseguimos envolver mais de 200 pessoas diretamente atuando na otimização e automação”, explica Débora Costa.

A transformação digital é uma meta institucional apoiada pela atual presidência. Um dos objetivos do projeto é disseminar o uso da ferramenta no-code por diversas áreas do Sistema FIEC. E o melhor: sem depender de conhecimentos técnicos para configurar a plataforma.

“Dentro da nossa ambição digital, o desafio era encontrar uma ferramenta que permitisse criar tecnologia fora da área de tecnologia. Isso nos permitiu dar autonomia para que as áreas pudessem colocar em prática as automações e provocar mais engajamento do time de negócios. Isso é apenas o início da transformação” afirma Tadeu Leandro, Gerente de Tecnologia.

Próximos Passos

Para aumentar a eficiência de uma operação tão grande, o uso da ferramenta no-code Pipefy está em constante implementação em outros setores do SFIEC.

“O objetivo, desde o início, era gerar resultados rápidos. Só assim seria possível mostrar valor para todos os funcionários da instituição e estimular a onda de mudança”, comenta Lucas Barros. “Com esse primeiro desafio superado, sabíamos que o projeto de transformação digital ganharia toda a instituição”, completa.

As primeiras áreas implementadas já mostraram uma boa aceitação da plataforma. Assim, a expectativa é que a plataforma chegue até todas as unidades de negócio do SFIEC.

“Por conta da boa experiência do usuário com o Pipefy, todos compraram a ideia de utilizar a ferramenta, e agora até dizemos ‘Você precisa criar um Pipe para isso’ quando são percebidos novos entraves em processos do cotidiano”, afirma Isaac Maciel.

Além da expansão de uso, a segunda etapa do projeto também visa aumentar a eficiência por meio de integração entre ferramentas. Com auxílio da Profectum, o time do SFIEC tem a meta de integrar o Pipefy com cerca de 15 ferramentas durante o ano de 2021.