A Organização

Com uma capacidade produtiva de 1.4 milhão de toneladas/ano, o Grupo Aço Cearense gera mais de 4 mil empregos diretos e cerca de 40 mil indiretos, pensando além do negócio, nas pessoas, no futuro e também na transformação de um Brasil mais forte, justo e com oportunidades. É reconhecida como uma das maiores empresas do Brasil, com um faturamento anual de 5,2 bilhões.

Desafio

Anteriormente o Grupo Aço Cearense contava com uma ferramenta extremamente manual para controle de processos de recuperáveis, esta revelou-se excessivamente burocrática. Esse cenário resultou em atrasos na otimização de processos e na redução da eficiência operacional, impactando negativamente a capacidade da empresa de alcançar seus objetivos estratégicos.

Um dos principais desafios enfrentados era o projeto de envio de equipamentos recuperáveis, que visava recuperar e reutilizar equipamentos recuperáveis. A ausência de um processo de devolução para as máquinas ainda inoperantes acarretava em perdas financeiras significativas devido aos impostos e ao baixo nível de controle sistêmico nesse processo.

Após a falha em duas tentativas de implementação de melhoria, a Aço Cearense ainda se via diante da complexa tarefa de otimizar a recuperação de centenas de equipamentos que estavam armazenados sem um direcionamento adequado.

Solução

Diante dessa complexidade, a equipe da Profectum foi convocada para proporcionar uma abordagem em Automação Inteligente de Processos na resolução do problema. Nossos especialistas identificaram, inicialmente, a necessidade crucial de segmentar o processo de recuperação em dois fluxos distintos:

1. Envio para recuperação: Fase com foco na organização e encaminhamento dos equipamentos necessitados de reparo para os locais adequados, com máxima eficiência e clareza de procedimento.

2. Devolução de materiais recuperados: Etapa para garantir a retomada dos equipamentos recuperados ao destino final de forma rápida e eficaz, assegurando que estivessem prontos para uso. Além de reduzir o custo contábil das ações, devido a necessidade de gerar notas fiscais.

Para implementar a solução, os especialistas da Profectum realizaram um abrangente mapeamento de processo, desde o estado atual (AS IS) até o estado futuro desejado (TO BE), com ambos os fluxos devidamente projetados. A estrutura foi montada para integrar as informações provenientes do RPA utilizado pela Aço Cearense ao ambiente do Pipefy, a ferramenta Low Code escolhida para automatizar o fluxo. Todo o processo, desde o levantamento de requisitos até a fase de homologação e teste, foi conduzido pela equipe da Profectum.

Highlights

Medidas para garantir uma gestão ágil e eficaz do ciclo de vida do processo de envio de materiais recuperáveis:

1. Abordagem de divisão de fluxo: Mantemos a experiência da equipe corporativa unificada e intuitiva ao adotar uma abordagem de divisão de fluxo.

2. Automação do retorno ou descarte de materiais: Implementamos uma regra de negócio para automatizar o retorno ou descarte de materiais, levando em consideração emissão das NFs de retorno dos fornecedores.

3. Envolvimento do Time de Logística: Para uma avaliação completa, o Time de Logística é envolvido no processo, recebendo notificações por e-mail para aprovação quando necessário.

Essas medidas otimizam o envio de materiais recuperáveis, assegurando eficiência em todas as etapas e conferindo controle completo do processo de recuperação à empresa. A integração do Pipefy no processo proporciona visibilidade em tempo real e rastreabilidade dos materiais, sendo posteriormente integrado ao ERP da empresa para maior eficiência. Essa combinação de conhecimento humano e tecnológico fortalece as operações da Aço Cearense.

Resultados

A implementação do BPA (Business Process Automation) com a plataforma Low Code Pipefy na Aço Cearense gerou uma série de benefícios tangíveis para o negócio. Agora, a empresa pode compreender as métricas desde o início do fluxo, incluindo dados cruciais como o lead time, oferecendo uma visão mais abrangente do desempenho operacional. Com a rastreabilidade dos dados, a Aço Cearense pode realizar uma análise mais precisa das empresas fornecedoras que mais solicitam serviços de recuperação, permitindo que os gestores tomem decisões estratégicas embasadas em informações concretas.

A integração eficiente realizada elimina a necessidade de múltiplas plataformas para geração de dados, simplificando o processo e aumentando significativamente a eficiência global.

Os usuários agora têm acesso simplificado a relatórios detalhados, contendo informações essenciais sobre o lead time do fluxo, da etapa e o tempo desde a última atualização.

“A solução desenvolvida pela Profectum, concluída em apenas 4 meses,resultou em benefícios significativos,incluindo potencial de economia de custos de até R$ 300 mil por ano de ICMS*, demonstrando impacto positivo na implementação do novo sistema.”

Além disso, uma grande melhoria foi alcançada no processo de recuperação em relação à gestão de notas fiscais. Anteriormente, os materiais poderiam levar mais tempo para recuperação que o limite por lei, resultando em desperdício por pagamento de ICMS. Agora, com a implementação de uma regra de negócio e integração com o Pipefy, o Time de Materiais recebem notificações por e-mail com antecedência sobre a validade das notas fiscais, garantindo um controle mais eficaz e evitando perdas desnecessárias. Esses avanços refletem o compromisso da Aço Cearense com a excelência operacional e a melhoria contínua dos processos.

Outro diferencial crucial do projeto foi a geração de informações precisas para a implementação de uma política de pagamento apenas pelos equipamentos funcionais. Antes esse controle era realizado de forma manual e passou a ser realizado de forma sistêmica dentro do fluxo do processo. Isso evita riscos desnecessários de pagamento de equipamentos não recuperados. Por exemplo, ao enviar 10 equipamentos para a recuperação e apenas 5 serem restaurados com sucesso, a organização passa a efetuar o pagamento apenas pelos equipamentos funcionais e devolver aos fornecedores aqueles que não podem ser recuperados, pagando apenas pelo que realmente funciona.

A solução desenvolvida pela Profectum, concluída em apenas 4 meses, resultou em benefícios significativos, incluindo potencial de economia de custos de até R$ 300 mil por ano de ICMS*, demonstrando impacto positivo na implementação do novo sistema. Dessa forma, a implementação da Automação Inteligente de Processos não apenas solucionou desafios cruciais, mas também impulsionou tanto a eficiência operacional quanto a estratégica da organização. Agora, a empresa está posicionada para alcançar seus objetivos estabelecidos, ao mesmo tempo em que otimiza o aproveitamento de seus recursos valiosos.

* Essa estimativa foi baseada no valor do material em trânsito, considerando que 30% desses materiais poderiam exceder o prazo de retorno estabelecido.