Como automatizamos 70 processos internos em 3 meses no sistema FIEC.

‟Nós precisávamos de uma ferramenta no-code que oferecesse mais autonomia e agilidade para a equipe de analistas de negócios. Assim, poderíamos fazer as automações de acordo com a demanda.” Débora Costa, Gerente de Planejamento.

Criado em 1950, o Sistema FIEC faz parte da CNI (Confederação Nacional da Indústria) e tem o papel de impulsionar o desenvolvimento social e econômico do estado.

O SFIEC reúne a Federação da Indústria do Estado do Ceará (FIEC), o Serviço Social da Indústria (SESI); Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI) e o Instituto Euvaldo Lodi (IEL) e possui 1.375 colaboradores em todo o estado do Ceará.

Além de atender setores da indústria, o SFIEC também atende o público em geral, pessoas físicas e jurídicas, além de estudantes e sindicatos ligados ao segmento no estado. Dessa forma, ajuda a alavancar a indústria e a inovação no Ceará.

Desafios

No início de 2020, a nova diretoria do SFIEC criou metas ousadas de crescimento e faturamento da instituição. Para apoiar esta expansão, a presidência do SFIEC percebeu a necessidade de promover uma transformação digital em todo o sistema.

Com o objetivo de padronizar e manter qualidade nesse processo de transformação digital, um dos focos foi otimizar e automatizar processos das áreas de suporte ao negócio. Com isso, um dos projetos que compõem o Programa de Transformação Digital do SFIEC foi o PMO Back Office.

“Um projeto de transformação digital requer uma mudança de cultura dos colaboradores para aceitar e apoiar as mudanças, bem como, a implantação de ferramentas que proporcionem novas práticas de operação das atividades que serão realizadas. Não se pode inovar sem atribuir agilidade, fluidez e desburocratização dos processos existentes na instituição”, diz Débora Costa, Gerente de Planejamento.

Alguns dos grandes desafios da equipe de Planejamento e do Squad, montado para executar o projeto Backoffice, eram as atividades manuais, retrabalhos, o tempo gasto nos processos e o excessivo uso de papel.

“Tendo a necessidade de aumento da receita, precisávamos ter um backoffice estruturado para atender às novas demandas que chegassem. Então procuramos um software de automação de processos para otimizar e melhorar cada vez mais nossa rotina de trabalho”, diz Isaac Maciel, Coordenador de Projetos e Processos.

“Uma das nossas preocupações era tirar pessoas de funções manuais, que uma ferramenta de automação pode fazer por conta própria. Assim, elas poderiam focar em outras atividades mais estratégicas e nós iríamos reduzir o tempo de entrega e tornar o processo mais fluido”, comenta Maciel.

Na época, o time utilizava um software de workflow, mas este não atendia todas as demandas, pois ainda havia dependência de uma equipe de TI para poder operá-lo. O time de TI recebia muitas solicitações alinhadas a outros objetivos de diversos departamentos da FIEC. Isto fazia com que os tickets demorassem semanas ou até meses para ter prioridade.

Solução

O primeiro passo da Transformação Digital na área de Planejamento foi a utilização de métodos ágeis para conduzir a execução do projeto. Desta forma ficou mais fácil detalhar os processos e dividi-los em sprints de trabalho para focar nas otimizações propostas. Em 10 semanas, a equipe pôde entender o que poderia ou não ser automatizado por meio do projeto de BackOffice.

“Nós precisávamos de uma ferramenta no-code que oferecesse mais autonomia e agilidade para a equipe de analistas de negócios”, diz Débora Costa, Gerente de Planejamento. “Assim, poderíamos fazer as automações de acordo com a demanda.”

As Gerências de Planejamento de TI obtiveram apoio da Profectum e do Pipefy, sua parceira, para apresentar uma ferramenta. Assim, trouxeram o know-how necessário para implementá-la na operação.

“Sabíamos que automatizar os processos de BackOffice do Sistema FIEC impactaria diretamente na capacidade da instituição em gerar mais negócios. Nós priorizamos fluxos com maior impacto dentro da organização”, diz Lucas Barros, CEO da Profectum.

Um exemplo de sucesso foi o processo de vistoria da frota de carros. Antes de utilizar o Pipefy, a equipe gerenciava o fluxo por meio de papel, o que tornava o processo suscetível a erros operacionais e com baixo controle. Hoje, o processo é automático e a verificação da frota veicular é feita por meio de tablets, gerando uma melhor experiência para o usuário e um maior direcionamento para as tomadas de decisões.

Resultados

O uso de uma ferramenta no-code trouxe diversas melhorias, como otimização do tempo dos colaboradores e maior controle dos processos. Além disso, capacitou os usuários finais para automatizar o sistema de acordo com suas necessidades, reduzindo retrabalho.

“As pessoas precisam estar no centro dessa transformação digital. O projeto teve muita gente envolvida e garantir a capacitação dos colaboradores em metodologia ágil tem sido essencial para o sucesso. O Pipefy nos ajudou com isso.” Sampaio Filho, Diretor de Inovação.

Como resultado da alta quantidade de processos automatizados, o SFIEC atingiu um ROI (retorno sobre investimento) de 151%, contando apenas horas salvas com a automatização de processos.

“Tivemos ótimos resultados durante o projeto, mas considero o principal deles a automatização de 70 processos de BackOffice em três meses de implementação. É um número expressivo para uma instituição do porte da FIEC”, diz Lucas Barros, CEO da Profectum.

Após a implementação no RH e nos setores de negócios, vários outros departamentos da FIEC começaram a sentir impactos positivos. Isso inclui o Jurídico, Contabilidade, Suprimentos, Financeiro, Engenharia, Secretaria Acadêmica e a própria área de Planejamento.

“A aceitação tem sido muito positiva, pois é possível visualizar melhorias para o próprio trabalho e os fluxos de processos. Com o método que utilizamos para a implementação da ferramenta, conseguimos envolver mais de 200 pessoas diretamente atuando na otimização e automação”, explica Débora Costa.

A transformação digital é uma meta institucional apoiada pela atual presidência. Um dos objetivos do projeto é disseminar o uso da ferramenta no-code por diversas áreas do Sistema FIEC. E o melhor: sem depender de conhecimentos técnicos para configurar a plataforma.

“Dentro da nossa ambição digital, o desafio era encontrar uma ferramenta que permitisse criar tecnologia fora da área de tecnologia. Isso nos permitiu dar autonomia para que as áreas pudessem colocar em prática as automações e provocar mais engajamento do time de negócios. Isso é apenas o início da transformação” afirma Tadeu Leandro, Gerente de Tecnologia.

Próximos Passos

Para aumentar a eficiência de uma operação tão grande, o uso da ferramenta no-code Pipefy está em constante implementação em outros setores do SFIEC.

“O objetivo, desde o início, era gerar resultados rápidos. Só assim seria possível mostrar valor para todos os funcionários da instituição e estimular a onda de mudança”, comenta Lucas Barros. “Com esse primeiro desafio superado, sabíamos que o projeto de transformação digital ganharia toda a instituição”, completa.

As primeiras áreas implementadas já mostraram uma boa aceitação da plataforma. Assim, a expectativa é que a plataforma chegue até todas as unidades de negócio do SFIEC.

“Por conta da boa experiência do usuário com o Pipefy, todos compraram a ideia de utilizar a ferramenta, e agora até dizemos ‘Você precisa criar um Pipe para isso’ quando são percebidos novos entraves em processos do cotidiano”, afirma Isaac Maciel.

Além da expansão de uso, a segunda etapa do projeto também visa aumentar a eficiência por meio de integração entre ferramentas. Com auxílio da Profectum, o time do SFIEC tem a meta de integrar o Pipefy com cerca de 15 ferramentas durante o ano de 2021.