Automação de Processos: Caso de Sucesso da Tellycom

Sobre a empresa

Fundada em 2017, a Tellycom já atendeu mais de 2000 clientes no Brasil e em alguns países da América Latina. Com sede em Fortaleza, no Estado do Ceará, a empresa possui um escritório de negócios nos Estados Unidos e é distribuidora exclusiva da linha da empresa americana Miljet Networks. A Tellycom auxilia clientes em seus projetos e medidas alternativas para reduzir custos, atendendo a todos os segmentos que trabalham com fibra óptica, como as áreas corporativas e governamentais. Automatização de processos é uma área central no nosso trabalho.

Desafio

Quando o time Profectum se reuniu com a área envolvida no projeto da Tellycom, eles identificaram que a empresa utilizava um software que não estava suprindo as necessidades de gerenciamento da jornada do cliente no processo de compra de produtos. Embora a ferramenta cumprisse a etapa informacional dos clientes, não permitia definir classificações e etapas para acompanhar e monitorar a jornada de compra.

Consequentemente, o time comercial não conseguia acompanhar efetivamente as atualizações dos pedidos dos clientes, pois a plataforma era manual e gerava dificuldades para coletar dados. Isso geralmente atrapalhava a definição das estratégias comerciais. Além disso, o software utilizado não estava integrado com outros setores, como a área financeira. Isso forçava os colaboradores a se comunicarem de forma verbal e sem registros, o que podia ocasionar ruídos e retrabalho.

“Os processos da nossa empresa não eram centralizados. Por muito tempo, utilizamos um programa manual que demorava muito tempo para finalizar a nossa jornada do cliente. Existia uma desorganização visível.” – Isaac Santos (Gerente de Projetos da Tellycom)

Solução de Automação de Processos

O time Profectum decidiu estruturar o mapeamento de processos para todas as etapas da jornada do cliente. Primeiramente, para entender como os processos de negócio estavam interligados, estabeleceram um macrofluxo, desenhado e complementado ao longo do projeto. Em seguida, listaram as informações necessárias para estabelecer um fluxo eficaz e prático. Essas etapas foram fundamentais para obter conhecimento sobre a jornada de contato com os clientes da Tellycom.

Após determinar o macrofluxo de negócios, o time sugeriu a continuação do uso do Pipefy, parceiro de negócios da Profectum. Dessa forma, buscaram aumentar a eficiência e agregar valor, interligando e automatizando os processos das áreas necessárias com a plataforma. Dessa forma, estabeleceram os processos durante a jornada de compra do cliente da Tellycom de acordo com a interdependência entre outras áreas da empresa. Desse modo, os setores interessados passaram a receber as informações de maneira automática de acordo com os avanços de fase na jornada de compra do cliente.

Além das necessidades listadas anteriormente, a Tellycom precisava que a plataforma utilizada fornecesse uma visão completa sobre os acontecimentos dentro da empresa. Como o Pipefy é uma ferramenta modelável, conseguiram juntar a utilidade da plataforma com a exigência do cliente. Com a integração dos fluxos de informações, equipes e software conseguiram ir além e aumentaram a produtividade em mais três áreas do negócio.

Resultados da Automação de Processos

“Depois do serviço prestado pela Profectum, conseguimos ter mais autonomia no processo de venda. Tivemos rastreabilidade da nossa jornada comercial de início ao fim. Conseguimos desenvolver novas automações nos processos criados e também criar novos para atender demandas da Tellycom que precisavam ser automatizadas.” – Isaac Santos (Gerente de Processos da Tellycom)

A automação de processos empoderou as áreas de negócio da Tellycom e os sistemas foram adaptados conforme suas necessidades. Com essa implementação e continuidade do Pipefy, as melhorias foram notórias, principalmente na otimização do tempo dos colaboradores da empresa. Portanto, geramos maior controle dos processos e redução de retrabalho.

“Os especialistas da Profectum foram muito competentes e esclareceram todas as dúvidas em toda a prestação de serviço de Automação Inteligente. Agradeço demais ao time.” – Isaac Santos (Gerente de Processos da Tellycom)

Os resultados de tempo demonstram o sucesso do projeto: agora, a equipe direciona a expedição do produto em apenas 20 minutos. Com a Profectum, a empresa agora consegue eficiência em seus processos, utilizando plataformas sem a necessidade de conhecimento técnico para configurações e modificações.