Case

Como a Profectum, através de um SaaS, reduziu o fluxo de chamados e impulsionou a eficiência na Administração de Pessoal de uma das maiores indústrias alimentícias do Brasil

Sobre a empresa

Estando desde 1959 na mente dos brasileiros quando o assunto é café e natural do Rio Grande do Norte, a empresa há 33 anos iniciou a expansão para o Norte e Nordeste. Inaugurando a sua primeira fábrica fora da fronteira potiguar, em Eusébio, no Ceará. Desde então, tem se tornado uma indústria alimentícia que não para de crescer, estando no top of mind dos brasileiros, sendo reconhecida por sua excelência na produção de café.

A empresa está presente em mais de 400 mil pontos de vendas em todo o Brasil, contando com mais de 30% de participação no mercado brasileiro. Ela está presente em 6 países da América do Sul, possui 28 Centros de Distribuição, 9 unidades fabris, 2 unidades de compra e beneficiamento de café verde, 1 unidade de exportação e a escola de serviços e sabores 3 Corações. O grupo também conta com uma plataforma comercial e logística própria, mais de 8.000 colaboradores diretos e mais de 30 marcas distribuídas pelo nacional que buscam atender o paladar de cada região.

Desafio

O setor de Administração de Pessoal da indústria alimentícia enfrentava um desafio significativo de responder a um grande volume de perguntas e dúvidas dos funcionários da empresa acerca da empresa. As principais informações estavam relacionadas a assuntos como plano de saúde, períodos de férias, questões jurídicas e problemas de orçamento.

Nesse contexto, a crescente busca por informação laboral pelos colaboradores acabou gerando uma sobrecarga na equipe do Departamento Pessoal (DP). Apesar da tarefa inerente ao setor, tal situação apresentava-se com baixo valor agregado para o time da área. prejudicando em performance e entrega de outras tarefas e projetos. Assim, surgiu a necessidade de encontrar uma maneira eficiente para reduzir o fluxo de chamados para a área, agilizar o atendimento e promover o uso da ferramenta de Comunicação Corporativa, Workplace, onde as informações estão centralizadas.

Solução

Após uma análise detalhada do cenário e das ferramentas que poderiam aprimorar o processo de resposta do setor de Administração de Pessoal às dúvidas dos colaboradores, os especialistas de TI da Profectum realizaram um estudo estratégico no qual conseguiram identificar uma solução para esse desafio: a Implementação de Chatbot personalizado.

Deste modo, os especialistas de TI da Profectum realizaram a implementação do Chatbot. Para isso utilizaram como ferramenta o Blip, que é uma plataforma de chatbots baseada em SaaS (Software como Serviço). Essa abordagem SaaS permite que os usuários se conectem e utilizem aplicativos, baseados em nuvem, pela Internet. Além disso, o Blip oferece funcionalidades de baixa codificação (low-code), o que significa que ele fornece um ambiente de desenvolvimento facilitado, usado para criar software de aplicativo por meio de uma interface visual e simplificada para o usuário.

A integração, realizada por nossos especialistas, do Chatbot com a plataforma Blip proporcionou diversos benefícios para a companhia, como respostas rápidas e eficientes. Afinal a solução digital consegue fornecê-las instantaneamente aos colaboradores, agilizando o processo de suporte e diminuindo o tempo de espera. Além disso, reduziu a insatisfação do setor de Administração de Pessoal com a sobrecarga proporcionada pela alta demanda de dúvidas a serem respondidas pelos colaboradores. Assim como uma otimização do tempo de trabalho das pessoas, que puderam focar em demandas de maior urgência e importância.

A escolha da ferramenta foi realizada visando não só o custo-benefício, mas uma maior eficiência operacional junto à plataforma que já era utilizada pela empresa. Isto porque o Blip permitiu uma integração perfeita no Workplace da empresa com o Chatbot personalizado. Conectando e extraindo informações de várias plataformas utilizadas internas, possibilitando a criação de um fluxograma de respostas personalizadas. Isso se deu por conta da flexibilidade do SaaS, que permite a implementação de uma lógica personalizada e soluções mais complexas quando necessário.

Além disso, os especialistas de TI da Profectum estabeleceram uma conexão com a API da Administração de Pessoal. Garantindo que o chatbot fosse uma fonte confiável e estivesse sempre com informações atualizadas.

Resultados

Desde o lançamento do Chatbot, a Administração de Pessoal da indústria alimentícia experimentou resultados impressionantes. Dentre eles, o fluxo de chamados e perguntas direcionadas à equipe reduziu significativamente, permitindo que o setor se direcione para funções mais estratégicas.

Alguns resultados notáveis incluem:

  • Mais de 1500 pessoas distintas foram atendidas pelo Chatbot Personalizado  até o momento;
  • O Chatbot atende uma média de 30 pessoas por dia, proporcionando respostas rápidas e precisas;
  • O maior pico de atendimentos em um único dia chegou a impressionantes 221 interações, demonstrando a eficácia e a confiabilidade do chatbot.

Em resumo, o Chatbot Personalizado tornou-se uma ferramenta valiosa para a Administração de Pessoal da indústria alimentícia cliente da Profectum. Resolvendo dúvidas de funcionários, economizando tempo e recursos e impulsionando a eficiência no local de trabalho.

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