Profectum otimiza Gestão Financeira: Introdução de Automatização resulta em redução de 50% no processo da Folha de Gastos no Ambiente Cirúrgico de uma Instituição Médica

A empresa, um sistema de cooperativas médicas brasileiro, atua como um operador de planos de saúde destacado. Como líder no mercado privado nacional, abrange uma grande parte do território brasileiro. Reconhecida como uma das maiores cooperativas de saúde do mundo, segundo a Aliança Cooperativa Internacional.

Nos últimos anos, a empresa tem vivenciado um crescimento constante, buscando incessantemente aprimorar seus processos. Por meio de uma sólida parceria com a Profectum, utilizando o serviço do Squad de TI em Automação Inteligente, tem acesso a especialistas dedicados a resolver os principais desafios em processos e tecnologia. Essa colaboração tem gerado resultados promissores e impulsionado uma verdadeira transformação digital na organização.

Desafio

Para garantir um atendimento ágil e eficaz aos clientes,  o sistema de cooperativas assumiu o desafio de automatizar a gestão da Folha de Gastos do Centro Cirúrgico. Os obstáculos surgiram devido aos problemas enfrentados no processo manual de registro dos insumos cirúrgicos, resultando em erros recorrentes, perdas financeiras e falta de rastreabilidade dos materiais, além de atrasos no faturamento.

A ausência de um sistema automatizado impactava diretamente na segurança do paciente, na eficiência operacional e na gestão financeira, levando à liberação da folha de gastos em até 30 dias pelo setor de faturamento. Diante desse desafio complexo, a organização optou pela expertise dos profissionais da Profectum, especializados em Automação Inteligente de Processos. A Profectum destacou-se como a parceira ideal para guiar na resolução eficaz e eficiente desse problema.

Solução

A solução para o desafio enfrentado consistiu na automatização da gestão da Folha de Gastos dentro dos sistemas MV Soul e PEP (Prontuário Eletrônico de Pacientes), utilizados pela organização. Inicialmente, a equipe multidisciplinar, composta por profissionais da saúde da cooperativa e especialistas em Automação Inteligente de Processos da Profectum, introduziu códigos de barras e adotou a prática de unitarização de medicamentos. Essas medidas resultaram na criação de kits cirúrgicos, uma inovação que otimizou significativamente o fluxo de trabalho.

A integração dos kits cirúrgicos com o sistema MV trouxe benefícios adicionais. Agora, os insumos utilizados são registrados automaticamente, eliminando a necessidade de registros manuais e reduzindo drasticamente os erros humanos. Isso proporcionou uma visão mais precisa e atualizada do estoque de materiais, elevando os padrões de segurança e eficiência no ambiente cirúrgico.

Uma outra mudança significativa no processo de automatização da folha foi a implementação da assinatura eletrônica. Anteriormente realizada manualmente, essa etapa agora é completamente automatizada, resultando em uma operação mais eficiente. A inclusão da assinatura digital do médico cirurgião eliminou a necessidade de assinaturas físicas, agilizando a validação dos procedimentos.

Por fim, a otimização gerada pelo time através da Automação de Processos permitiu a geração instantânea da Folha de Gasto em tempo real, liberando-a para o setor de faturamento imediatamente após a cirurgia, o que anteriormente poderia levar até 1 mês para ser totalizado.

Resultados

Como resultado, o tempo do fluxo do processo foi reduzido em mais de 50%, gerando diversos resultados positivos para o sistema de cooperativa médicas brasileiro. Entre eles, destacam-se uma maior eficiência operacional, garantindo a rastreabilidade completa via sistema MV, e a diminuição de possíveis erros na contabilização dos materiais utilizados dentro do Centro Cirúrgico. Além disso, houve uma maior transparência e agilidade no faturamento logo após a cirurgia.

Highlights

Rastreabilidade em Tempo Real: Acompanhamento do lote de validade dos insumos em tempo real, garantindo a segurança dos pacientes.

Assinatura Digital Simplificada: Facilidade da assinatura digital dos médicos cirurgiões, agilizando o processo de validação, proporcionando respostas mais rápidas e eficazes.

O projeto não apenas atendeu, mas superou as expectativas, trazendo melhorias significativas nos processos internos do Centro Cirúrgico da organização. Isso resultou em uma operação mais eficiente, segura e financeiramente sustentável. Essa conquista destaca-se como um exemplo de sucesso da Profectum em sua capacidade de integrar tecnologia para resolver desafios operacionais complexos de nossos clientes.