Case

Como a Profectum reduziu em 80% o Lead Time integrando áreas de negócio da Tellycom.

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Sobre a empresa

A Tellycom é um dos principais fornecedores do setor de telecomunicações, fornecendo soluções ópticas para todo o Brasil.  Fundada em 2017, já atenderam  mais de 2000 clientes no Brasil e alguns países da América Latina. Com sede em Fortaleza, no Estado do Ceará , possuem um escritório de negócios nos Estados Unidos da América e são distribuidores exclusivos de toda linha da empresa americana Miljet Networks. Auxiliando clientes em seus projetos e medidas alternativas para reduzir custos,  a Tellycom atende todos os segmentos que trabalham com fibra óptica, como as áreas corporativas e governamentais. 

Desafios

Quando o time Profectum se reuniu com a área envolvida no projeto da Tellycom, identificaram que a empresa utilizava um software que não estava suprindo as necessidades com o gerenciamento da jornada do cliente, no processo de compra de produtos. Apesar da ferramenta cumprir com a etapa informacional dos clientes, não permitia definir classificações e etapas para acompanhar e monitorar a jornada de compra. 

Por conta disso, o time comercial não conseguia acompanhar efetivamente as atualizações dos pedidos dos clientes da empresa, pois a plataforma era manual e gerava dificuldades para coletar dados, o que geralmente atrapalhava a definição das estratégias comerciais. Ademais, o software utilizado não estava integrado com outros setores, como a área financeira, fazendo com que os colaboradores se comunicassem de forma verbal e sem registros, podendo ocasionar ruídos e retrabalho.  

“Os processos da nossa empresa não eram centralizados. Por muito tempo, utilizamos  um programa  manual que demorava muito tempo para finalizar a nossa  jornada do cliente. Existia uma desorganização visível. ” – Isaac Santos ( Gerente de Projetos da Tellycom)

Icones2 Prancheta 1Não possuíam especialistas com know-how em Automação Inteligente dentro da empresa.

Icones2 Prancheta 1Utilizam processos manuais, com etapas não estabelecidas.

Junto com a empresa, os especialistas buscaram entender a utilização da ferramenta low-code, Pipefy.  Uma vez que a ferramenta já estava implementada dentro da empresa, o time de Automação Inteligente identificou que o software não estava sendo utilizado em potencialidade. As principais causas eram o mapeamento dos processos indefinidos e a ausência de know-how na própria plataforma.   

Solução   

Em um primeiro momento, o time Profectum buscou estruturar o mapeamento de processos para todas as  etapas da jornada do cliente. Assim, para entender como os processos de negócio estavam se interligando, estabeleceram um macrofluxo, desenhado e complementado ao longo do projeto, além disso, listaram as informações necessárias para estabelecer um fluxo eficaz e prático. Essas etapas foram fundamentais para obter conhecimento sobre a jornada de contato com os clientes da Tellycom. 

Após a determinação do macrofluxo de negócio, foi sugerido a continuação da utilização do Pipefy, parceiro de negócio da Profectum. Dessa forma, buscaram aumentar a eficiência e agregar valor, interligando e automatizando os processos das áreas necessárias com a plataforma. Com isso, estabeleceram os processos durante a jornada de compra do cliente da Tellycom de acordo com a interdependência entre outras áreas da empresa. Desse modo, os setores interessados passaram a receber as informações de maneira automática de acordo com os avanços de fase na jornada de compra do cliente.  

Para além das necessidades listadas anteriormente, a Tellycom necessitava que em seu novo macrofluxo, a plataforma utilizada fornecesse uma visão completa sobre os acontecimentos dentro da empresa. Como o Pipefy é uma ferramenta modelável, conseguiram  juntar a utilidade da plataforma com a exigência do nosso cliente.  Com a integração dos fluxos de informações, equipes e software conseguiram ir além e aumentaram a produtividade em mais outras 3 áreas do negócio. 

Para dar suporte a essa transformação, o time utilizou  a ferramenta SIPOC, que permitiu ilustrar ao cliente as etapas de cada processo, além de visualizar as informações que seriam necessárias para o andamento do processo.

Dessa maneira, toda a interação com o cliente foi automatizada por completo, incluindo a parte financeira da operação, por exemplo, dependendo do valor e da quantidade de parcelas da compra, automaticamente já era sinalizado para o  financeiro e feito uma avaliação do lead até no Serasa. 

Icones2 Prancheta 1Otimização dos processos com o Pipefy, empresa parceira da Profectum 

Icones2 Prancheta 1Fluxos de solicitações centralizados e automatizados 

O Macrofluxo após o Pipefy: 

  1. Lead
  2. Financeiro
  3.  Logística 
  4. Expedição
  5. Base de dados de produtos 
  6. Base de clientes 
  7. Acionamento de garantia
  8. RMA (logística reversa) 
  9. Boleto a prazo

Resultados

“Depois do serviço prestado pela Profectum, conseguimos ter mais autonomia no processo de venda.  Tivemos rastreabilidade da nossa jornada comercial  de início ao fim. Conseguimos desenvolver novas automações nos processos criados e também criar novos para atender demandas da Tellycom que precisavam ser automatizados.”

– Isaac Santos ( Gerente de Processos da Tellycom)

As áreas de negócio da Tellycom foram empoderadas, através da automatização dos processos e sistemas de acordo com as suas necessidades. Com a implementação e continuidade do Pipefy, as melhorias foram notórias, principalmente na otimização de tempo dos colaboradores da empresa. Geramos maior controle dos processos e redução de retrabalho.    

“Os especialistas da Profectum profissionais foram muito competentes e esclareceram todas as dúvidas em toda a prestação de serviço de Automação Inteligente. em todo o processo de instalação. Agradeço demais ao time.”  – Isaac Santos ( Gerente de Processos da Tellycom)

Como resultado, automatizamos uma alta quantidade de processos durante toda a jornada de compra do cliente na Tellycom. O sucesso do projeto é demonstrado nos resultados de tempo: o direcionamento para a expedição do produto em apenas 20 minutos. Com a Profectum, a empresa agora consegue eficiência em seus processos, utilizando plataformas sem a necessidade de conhecimento técnico para configurações e modificações. 

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