O que é, quais os benefícios do BPA e como saber se é o que falta para transformar a sua operação
Como gestores, é importante não estarmos apenas atentos às metas, mas também às condições oferecidas para que os times atinjam os objetivos estabelecidos. Isso porque, cada vez mais, altos níveis de agilidade e tecnologia são indispensáveis para empresas que desejam prosperar e se destacar dentro do mundo corporativo.
A transformação de negócios a partir da tecnologia não é mais um diferencial, e sim um pré-requisito para garantir o alto nível competitivo e a sustentabilidade dos negócios. Não à toa, 97% dos tomadores de decisões de TI empresarial concordam que a automação de processos de negócios é vital, afirma estudo realizado em 2023 pela Pollfish Inc com empresários e executivos de países como Alemanha, Estados Unidos, México, Cingapura, Brasil e Hungria.
Com aplicação das melhores técnicas de BPA, a Profectum ajudou clientes de diferentes segmentos, como Indústria, Educação, Tecnologia e Engenharia a transformar e redesenhar operações inteiras com suporte de uma ferramenta corporativa. Mas, diferente do que se pode pensar, simplificar uma operação complexa com um sistema especialista em BPA não se resume apenas à decisão de comprar de um novo software. Entenda:
O que é BPA?
Business Process Automation, ou BPA, é o termo utilizado para caracterizar um conjunto de técnicas aplicadas utilizando softwares específicos para digitalizar e automatizar fluxos de trabalhos com o objetivo de reduzir – e até mesmo mitigar – erros e a necessidade de retrabalho, além de permitir que os colaboradores tenham mais tempo hábil para focar no desenvolvimento de habilidades mais estratégicas.
Com o BPA, é feita a reorganização dos recursos humanos e a interferência manual em determinadas tarefas é reduzida, resultado de um redesenho dos processos e da transformação digital de toda a corporação. Consequentemente, melhorar a qualidade do serviço e do atendimento oferecidos ao cliente final.
Os tipos de BPA
Existem alguns tipos de BPA e possibilidades de automação. São eles, na definição da Pipefy, a principal plataforma de BPA utilizada pelos consultores e clientes Profectum:
Automação de tarefas
Nesta fase, são analisadas as oportunidades para reduzir – ou mitigar – a interferência manual dentro de processos operacionais específicos, como disparo de e-mails, atualizações, geração de documentos e relatórios, coleta de assinaturas etc.
Automação de processos
Em um processo mais amplo quando comparado à automação de tarefas, o BPA voltado à automação de processos analisa a operação de ponta a ponta para entender em quais tarefas individuais e coletivas a automação pode ser aplicada.
Automação de processos via robótica (RPA)
No caso de tarefas repetitivas, que não dependem de tomadas de decisões estratégicas, a automação ideal é realizada via robótica, ou seja, bots customizados para atender às demandas do negócio. São softwares que simulam a ação humana podendo executar atividades repetitivas e previsíveis em até 15x mais rápido. Há também a automação inteligente, que consiste na junção da automação de processos, de tarefas e via RPA para combiná-las com a Inteligência Artificial, tecnologia utilizada por pelo menos 40% das empresas brasileiras segundo dados de pesquisa da IBM.
Os principais benefícios do BPA
Para garantir a sustentabilidade do bom desempenho da empresa a longo prazo, é importante que este processo de reorganização do espaço corporativo seja feito com segurança e estratégica. O líder Isaac Santos, gerente de projetos da Tellycom, procurou a Profectum com o objetivo de transformar a operação com as melhores tecnologias do mercado. “Existia uma desorganização visível”, relata.
À época, a empresa lidava com dores comuns a empresas ainda não transformadas digitalmente: além da ausência de especialistas internos em automação inteligente, os processos eram excessivamente manuais e não tinham as suas etapas pré-estabelecidas.
A solução veio através da parceria entre a Profectum e o time Tellycom, que mapeou todas as etapas da jornada do cliente e estabeleceu um novo macrofluxo, com uma plataforma que centralizasse o necessário para uma visão geral da empresa. Saiba mais sobre o case Tellycom.
Consolidada a aplicação das técnicas de BPA, os resultados da Tellycom exemplificam muito bem os ganhos gerados a uma operação após o investimento nas melhores técnicas de BPA:
Mais eficiência e agilidade
Além de colaborar para a redução de erros nos processos, o aumento do nível tecnológico da operação colabora para aumento em eficiência e agilidade. Na Tellycom, o lead time foi reduzido em 80% após o BPA.
Otimização de tempo
Agora, o tempo que seria dedicado a tarefas repetitivas e manuais, passa a ser aplicado a estratégias que agreguem valor ao negócio.
Coleta de informações em tempo real
Após a transformação digital, a coleta de dados e o acompanhamento das etapas dos clientes passou a ser realizado em tempo real, o que colabora para diversas esferas do negócio: desde a tratativa com clientes até a identificação de tendências e mudanças no comportamento do cliente.
