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Bots nas empresas? Entenda a tecnologia por trás da automatização de processos

Uma tecnologia que por muito tempo foi considerada o futuro e hoje já é realidade, presença certa em processos ágeis e inteligentes, os Bots vem transformando empresas. Se você busca potencializar a execução dos processos e gerar mais resultado, esse artigo vai te mostrar como começar.

O Que são BOTs?

O Robotic Process Automation (RPA) começa a partir de uma aplicação com interface gráfica que executa tarefas no lugar de um usuário. Em suma, é uma automação controlada. 

A palavra vem de Robot, que significa robôs, e essa é a essência dos BOTS, automatizar tarefas que os “humanos” não enxergam valor, sendo assim, executadas de forma padrão e constante.

A diferença do Bot para um robô?

Esse primeiro existe apenas em formato digital, sendo aplicado em sites e plataformas virtuais, já um robô pode ser um hardware que executa tarefas manuais, limpando casas, organizando prateleiras ou realizando movimentos cirúrgicos. 

Quem se lembra do clássico do PC, Counter Strike? BOT não é um termo novo, é uma expressão muito conhecida entre gamers que, geralmente enfrentam adversários programados, com movimentos pré definidos e não lá muito inteligentes.

O que evoluiu desde então?

Antes movimentos previsíveis, os Bots ganharam mecanismos de aprendizagem que compreende comportamentos e respostas podendo aplicá-las de forma inteligente e dinâmica.

Mas e como os Bots podem ajudar as empresas? Calma que chegaremos lá.

Problemas comuns enfrentados pelas empresas

Existe um movimento mundial de transformação, que está em  plena ascensão e crescendo em velocidade máxima, isso envolve o “boom” digital e uma era onde vídeos de 15s já são longos demais, logar em sites se torna algo trabalhoso e pagar contas pessoalmente nem pensar.

Essa é uma mudança no comportamento do consumidor? Claro, e afeta todos os profissionais. Ninguém quer mais perder tempo com o que não considera útil e isso impacta diretamente em rotinas de trabalhos antes considerados importantes e que hoje já são encarados com outro olhar, sem valor agregado. O foco passa a ser em processos inteligentes, bem executados, em tempo hábil e o colaborador exercendo funções que exijam mais capacitação e engajamento.

Assim, atividades como:

  • Download e Upload de documentos
  • Preenchimento de Planilhas
  • Relatórios
  • Cadastros em sites terceiros e sistemas internos 
  • Checagem de registros digitais 

… se tornaram meramente operacionais, com a necessidade da mínima intervenção humana.   

Essas tarefas parecem inofensivas e estamos acostumados a lidar diariamente, mas a verdade é que elas impactam negativamente no resultado final. Sem nos darmos conta, o tempo perdido executando amenidades e por menores tira o foco do planejamento estratégico, não ajuda  o operacional a se tornar um processo mais inteligente e gera retrabalho, já que a possibilidade de erros humano quando da execução de algo repetitivo ou com baixo valor agregado é maior. 

BOTs nas Empresas

Todos os fluxos de trabalhos possuem etapas a serem cumpridas, para que um BOT consiga executá-las, é necessário destrinchá-las passo a passo.
Podemos dividir em 3 conjuntos de atividades, as funcionalidades disponíveis que podem ser executadas por um BOT.

  1. Previsíveis: tarefas que possuem roteiros muito definidos e regras de execução, aqui são movimentos como: download e upload de arquivos, preenchimento de planilhas, cadastros em sites e tarefas que já possuem uma forma de executar padrão.
  2. Híbridas: atividades que possuem predefinições com cadeia de escolha, exigindo assim restrições e parâmetros.
  3. Elevadas: definindo a fonte de dados, objetivos e restrições, o BOT atuará fazendo cálculos elevados e com maior inteligência na análise e retorno das respostas.  

Vantagens

Já soltamos alguns spoilers durante o texto sobre as vantagens de se ter BOTS executando atividades na empresa tanto para os colaboradores, como para instituição e clientes finais, mas listamos abaixo o que fará você entender o por que tantas empresas já estão utilizando e saindo na frente: 

  • Redução de Custos: quanto custa manter um colaborador na empresa? Pois é, o retorno precisa ser compatível, a partir do momento que as atividades que esse funcionário realiza não possuem retorno efetivo, é um custo e não investimento. 
  • Mais Execução: BOTS executam de forma contínua, padronizada e ágil, eles não param para descansar, beber água, almoçar ou possuem férias.
  • Performance do Colaborador: É um assunto que já vem sendo abordado há algum tempo, empresas modernas e com grandes resultados, apostam em metodologias dinâmicas, cliente interno satisfeito e bem preparado, assim, não cabe a esses atividades que não sejam relevantes. 

Aumento de Lucro: Com processos bem definidos e executados, colaboradores engajados e com tempo para focarem no que traz retorno, o resultado da empresa será um resultado muito mais satisfatório.com certeza cresce.

Como Implantar um BOT?

Empresas especializadas em Tecnologia que implantam BOTs, precisam ter além do conhecimento técnico, alta performance em processos e mapear junto aos clientes, quais fluxos são pertinentes e de fato podem ser potencializados com os robôs.

Além da plataforma em si, a inteligência e experiência na implantação faz a diferença em momentos chaves do processo.   

Sabendo o que são BOTs, vantagens, quais são os desafios e como aplicar na sua empresa, você está pronto para começar a transformação.

FUTURO? NÃO, BOTS JÁ SÃO O PRESENTE!

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